MEMAHAMI FORMULA DAN FUNGSI EXCEL

>> Jenis Data pada Excel

Sebuah sel pada lembar kerja Excel dapat diisi data hingga maksimum 32000 karakter. Secara garis besar, sel-sel Microsoft Excel dapat diisi dua kelompok data, yakni data berupa konstanta (constant) dan rumus (formula).

>> Jenis Konstanta

Data konstanta adalah data riil yang diketikkan pada suatu sel. Data ini terdiri atas tiga macam, yaitu:

1. Nilai numerik atau bilangan yang bernilai. Ciri utama dari konstanta ini ialah dapat dihitung.

2. Nilai teks atau label, disebut juga nilai string. Terdiri atas teks alfabet, alfa numerik, maupun karakter-karakter khusus. Yang disebut alfabet adalah huruf A s.d. Z, baik yang tersusun dalam bentuk kata maupun individu. Alfa numerik adalah bilangan yang tidak memiliki nilai, seperti nomor, kode, dan sebagainya. Sedangkan karakter khusus adalah semua karakter ASCII maupun ANSI selain huruf dan angka, seperti ~ ! @ # dan sebagainya.

3. Nilai tanggal dan waktu. Konstanta jenis ini dapat dihitung dan memiliki bentuk atau format penulisan bermacam-macam.

Selain ketiga jenis tersebut, Excel juga mengenal dua jenis konstanta khusus, yaitu:

1. Nilai Logika (Logical Value). Nilai ini memiliki dua kemungkinan, yaitu benar dan salah (TRUE atau FALSE). Dengan nilai logika ini, Excel akan dapat menerima perintah dengan syarat.

2. Nilai Kesalahan (Error Value). Nilai ini akan tampil sebagai reaksi kesalahan dari suatu perintah perhitungan.

Apabila ketiga jenis data yang pertama telah Anda pahami, maka buku yang Anda baca ini akan menguraikan mengenai apa dan bagaimana cara memanfaatkan masukan data yang berupa formula dan fungsi dalam Microsoft Excel.

MENGENAL FORMULA

Formula atau dalam bahasa Indonesia rumus adalah alat yang memungkinkan Anda untuk melakukan kalkulasi terhadap nilai nilai pada sel itu sendiri (sel yang ditempati oleh formula itu) maupun nilai yang tersimpan pada sel-sel yang lain. Bagaimana cara kerja formula. Sebuah formula dapat membantu Anda menganalisa data pada worksheet. Anda dapat melakukan perhitungan seperti penambahan, perkalian, dan bahkan pembandingan nilai-nilai yang terdapat pada worksheet. Anda dapat menggunakan formula apabila perlu memasukkan nilai kalkulasi pada worksheet Anda. Sebuah formula dapat terdiri atas elemenelemen berikut ini:

<> operator perhitungan

<> referensi alamat suatu sel

<> nilai dari angka-angka secara langsung

<> fungsi-fungsi Excel

<> dan juga nama sel/nama range

Untuk memasukkan suatu formula pada suatu sel, ketikkan kombinasi dari elemen elemen di atas, dan ketikan itu akan muncul langsung pada sel yang ditempati dan juga pada formula bar. Sebuah formula harus selalu diawali = (sama dengan).

Berikut ini contoh-contoh yang sederhana:

1. Pada sel A I terisi formula =500+50.

Ketika Anda menekan Enter, pada sel tersebut akan muncul angka 550, namun pada formula bar menampilkan isi formula itu. Hal ini karena formula yang diketikkan pada sel A1 berarti 500 ditambah 500, maka menghasilkan angka 550.

2. Selanjutnya bila pada sel A2 angka 1000, dan sel A3

dituliskan formula =AI+A2, maka ketika Anda menekan Enter, pada sel A3 akan muncul nilai 6500, yang terdiri atas 5500 (nilai sel A1) dan 1000 (nilai sel A2).

Memasukkan Formula dengan  Cara Klik pada Selnya

Selain dengan menuliskan alamat sel ketika Anda menyusun formula secara manual, Anda juga dapat memasukkan alamat sel tersebut dengan cara mengklik sel yang bersangkutan.

Contoh:

Untuk membuat formula =A10+B13+C15 Anda dapat melakukan dengan mengetikkan = kemudian klik sel A10, ketikkan +, klik sel B13, ketikkan + lalu klik sel C15.

Mengenal  Macam-Macam Operator

Yang dimaksud dengan operator adalah tanda perhitungan yang kita berikan sehingga Excel mengetahui bagaimana data akan dihitung atau diperlakukan. Ada empat macam operator, yaitu Operator Aritmetika, Operator Teks “&”, Operator Perbandingan, dan Operator Reference.

1. Operator Aritmetika

Simbol  Operasi Hitungan             Contoh Hasil

+             Penjumlahan     20+5      25

-              Pengurangan     20-5       15

*             Perkalian             5*5         25

/              Pembagian         25/5       5

^             Pangkat                20^5      3200000

%            Persen  20%        0.2

Urutan dalam Mengerjakan Perhitungan Aritmetika

Apabila dalam suatu formula terdapat beberapa operator aritmetika, maka di dalam memproses perhitungan tersebut, Excel membuat urutan prioritas sebagai berikut:

1. Perhitungan yang diapit dalam tanda kurung dilakukan paling dulu.

2. Pada level yang sama, urutan pengerjaan dilakukan menurut operatornya, di mana perkalian dan pembagian dilakukan lebih dulu, baru penambahan dan pengurangan.

3. Perhitungan dengan level yang sama dilakukan dari sebelah kiri dulu.

2. Operator Teks "&"

Data yang berupa teks tidak dapat menggunakan operator aritmetik karena akan menampilkan pesan error VALUE, artinya operator ini memerlukan nilai untuk dapat diperhitungkan. Khusus untuk teks terdapat operator khusus, yaitu "&" yang berfungsi untuk menggabungkan dua buah atau lebih teks menjadi satu dalam suatu sel. Sebagai contoh lihat pada Gambar 2-1 di mana terdapat sel-sel dengan isinya sebagai berikut:

A2 berisi adi

B2 berisi kusrianto

C2 berisi penulis buku ini

Dari data-data tersebut dibuat beberapa formula sebagai berikut:

=A2+132 menghasilkan nilai kesalahan VALUE

=A2&B2 menghasilkan "adikusrianto" tanpa spasi di antaranya

=A2&""&B2 menghasilkan "adi kusrianto" dengan spasi antara

=C6&""&C2 menghasilkan "adi kusrianto penulis buku ini"

Untuk memberikan spasi di antara dua data dipergunakan dua buah tanda kutip dengan satu spasi kosong di antaranya. Apabila dalam penulisan data diperlukan untuk menampilkan simbol "&" maupun teks yang diketikkan langsung pada formula, maka simbol atau teks tersebut harus diapit dengan tanda kutip.

untuk tanda petik ( " " ) untuk menandakan ada spasi di antara kata.

3. Operator Perbandingan

Operator perbandingan dipergunakan untuk membandingkan suatu data dengan data lain sehingga Excel akan memberikan hasilnya.

Operator      Artinya

=                sama dengan

<                lebih kecil dari

>                lebih besar dari

<=              lebih kecil sama dengan

>=              lebih besar sama dengan

<>              tidak sama dengan

4. Operator Reference

Operator reference digunakan untuk menulis Formula maupun Fungsi.

Operator             Contoh Artinya

: (Titik Dua)         A1:C10  sebagai operator yang menyatakan

range dari A1 hingga C10.

, (Koma)               =SUM(A1:A4,B5)              sebagai pemisah argumen.

(Spasi)  =SUM(A1:A5 A7:A11)     sebagai pemisah argumen.

MEMAHAMI BAGIAN-BAGIAN EXCEL

Saat Microsoft Excel 2007 Tebuka pertama kali akan menampilkan sebuah workbook yang merupakan lembar kerja yang dapat digunakan untuk menuliskan dan mengolah data. Pada kondisi default, workbook baru tersebut akan diberi nama Book1. Selanjutnya, apabila anda membuka workbook baru maka akan diberi nama sesuai dengan urutan workbook yang telah ada misalnya workbook2, workbook3 dan seterusnya. Setiap workbook baru memiliki 3 tab sheet (worksheet) yang masing-masing memiliki nama Sheet1, sheet2 dan sheet3.

Penjelasan singkat dari beberapa elemen dalam lembar kerja Microsoft Excel 2007.

Worksheet merupakan lembar kerja yang terdiri dari kolom dan baris, dimana setiap worksheet (sheet) terdiri dari kolom A sampai XFD dan baris 1 sampai dengan 1.048.576.

Sel  merupakan elemen terkecil dari sebuah worksheet dan setiap sel memiliki alamat sel (atau lebih jelasnya titik pertemuan antara baris dengan kolom). Alamat sel ditentukan berdasarkan posisi judul kolom dan judul baris. Sebagai contoh sel A1 merupakan alamatuntuk sel yang terletak dikolom A dan baris 1.

Range sel merupakan kumpulan dari beberapa sel. Sebagai contoh range sel D4:F6 merupakan range yang mewakili penulisan alamat sel mulai dari sel D4 sampai sel F6.

Batang penggulung yaitu untuk menggulung tampilan worksheet yang tidak tampak dilayar.

Tab Sheet merupakan elemen yang memuat nama sheet, dimana anda dapat mengklik tab sheet tersebut untuk memilih atau mengaktifkan sheet tersebut.

Langkah-langkah memasukkan data Teks dan Angka.

Pilih posisi sel yang akan di isi data.

Ketik data dan tekan enter untuk memindahkan pointer dibawah sel yang telah diisi data.

Lanjutkan proses pengisian data pada sel yang kosong dibawah sel yang telah diisi data.